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El papel y desempeño de la secretaria ejecutiva

choice2En una ocasión pregunté a un directivo empresarial quién era la persona más importante para él en la empresa. Sin alguna duda me respondió:
"Mi asistente ejecutiva: sin ella no lograría ser eficiente".


No es un caso aislado: muchos directivos saben (aunque no lo reconozcan) que sin sus secretarias serían cerebros sin brazos, o sin corazón o sin hemisferio derecho. Por lo tanto es oportuno que una asistente tenga plena conciencia que es mucho más que una empleada de apoyo, es una promotora, animadora, coordinadora, moderadora, inspiradora para la toma de decisiones importantes, y sobre todo, es la imagen del jefe y de la propia empresa.

Para ser asistente ejecutiva se requiere de responsabilidad, conocimientos y profesionalismo. Para apoyar al gerente que quiere ser líder en  su empresa, la asistente debe desarrollar las habilidades de liderazgo dentro del ámbito de sus funciones. Es por eso que en el taller sobre el papel y desempeño de la secretaria ejecutiva se han trabajado temas como inteligencia emocional y comunicación estratégica, es decir, habilidades propias del liderazgo. Además se ha puesto en relieve la el carácter “femenino” de estas habilidades, siendo que las mujeres tienen mejores recursos para adquirirlas, desarrollarlas y por lo tanto modelarlas.  Es más, se ha recordado la “misión existencial de la mujer” en la sociedad actual: promover y defender lo específicamente humano. Recuperar la sensibilidad humanista, en particular el amor de donación como cifra de la dignidad humana y sentido de plenitud existencial.

Después de cinco siglos de modernidad, caracterizada por el frío intelectualismo machista, la posmodernidad requiere una nueva presencia de la mujer en la cultura y en la sociedad, recuperando el valor de las razones del corazón que la razón no entiende. Podríamos decir que “co-razón” y “con razón” van de acuerdo, que inteligencia, voluntad y sentimientos se pueden engarzar en una conducta plenamente humana.

La tan mentada Inteligencia Emocional es la aplicación psicológica de esta filosofía del ser humano. Las participantes al taller han podido tomar conciencia de que el ser humano es dueño de su propio mundo emocional, no olviden esto por favor. No son las cosas que suceden lo que nos perturba emocionalmente, sino nuestras interpretaciones de las cosas. Y nuestras interpretaciones dependen de nuestras creencias, estado de ánimo, experiencias precedentes, etc. Realidades internas a nosotros que podemos regular y al regularlas, estamos regulando las emociones.

La inteligencia emocional implica y causa habilidades comunicativas específicas, como el manejo responsable del “mensaje de relación” implicado en toda comunicación y el “Lenguaje Yo”, es decir, una manera de comunicarse que asume la responsabilidad de nuestras emociones y busca asertivamente la solución de los conflictos, la satisfacción de necesidades, demandas y deseos.

Tanto la Inteligencia Emocional como las habilidades comunicativas confluyen en una herramienta de crecimiento y aprendizaje crucial para la empresa: la retroalimentación, tanto apreciativa como constructiva. Ustedes como participantes al taller tienen una ventaja competitiva que han de poner en práctica; han aprendido el espíritu de la retroalimentación como la metodología que las hace eficientes.

Estos son sólo algunos de los temas más operativos que vimos en el taller, que junto con el manejo del estrés y la administración del tiempo, requieren práctica constante con el fin de desarrollar hábitos positivos de liderazgo. Esto es lo que distingue un “curso” al cual se participa con mayor o menor satisfacción (hasta se puede terminar aplaudiendo al expositor) y dejar todo en la carpeta del curso sin impacto en la vida, de un verdadero proceso de formación, en el cual lo más importante se realiza después del taller, en la práctica cotidiana.

Las invito pues, a poner en práctica todo lo aprendido para que el tiempo invertido en el taller sea realmente benéfico para la persona más especial, usted secretaria ejecutiva.


La Lic. Marisol Espino González es Directora General de Excellence Capacitación Ejecutiva, S.C.
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sitio web: www.excellencecapacitacion.com.mx/
Teléfono: (55) 5250-7074