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Manejar el email, en lugar de que el e-mail nos maneje a nosotros

choice2En el libro “Your brain at work”, Bob Walter nos explica el funcionamiento del cerebro utilizando una metáfora interesante: dice que el cerebro es como un escenario en donde van pasando actores a representar su papel.


Una de las características de este escenario es que es bastante pequeño y solamente puede albergar a pocos actores a la vez.

Nos cuenta además que físicamente el cerebro no puede procesar dos cosas a la vez; es totalmente secuencial y salta de un actor a otro gastando energía en este proceso.
Cuando estamos trabajando en un tema, ponemos a los actores relevantes en el escenario y empezamos la obra. Cada vez que nos interrumpen, es cómo si alguien saltara desde el auditorio al escenario y detuviera la obra para llamar la atención sobre sí mismo. Para poder continuar, hay que llamar a seguridad, sacar al infractor y retomar el hilo, con todo el desgaste que esto supone.

El e-mail es uno de los principales derrochadores de energía y productividad si no lo sabemos manejar. Cuando estamos trabajando y aparece en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla ese pequeño letrero anunciando que ha llegado un nuevo correo, nuestra atención se dirige a ese nuevo personaje que entra al escenario de nuestro cerebro y toda la obra que venía funcionando se detiene y se requiere una gran cantidad de energía para volver a organizar los actores en la obra.

Es por esto que nuestro primer consejo para manejar mejor el tiempo y la energía es desactivar las notificaciones de llegada de correo. Es muy posible que en este momento su cerebro haya entrado en pánico y les esté diciendo que eso es una locura, que podría llegar algo muy urgente, que ustedes necesitan estar al día con lo que está sucediendo. Pero, los invitamos a cuestionarse si todo eso que les está diciendo esa voz interior es verdad. No estamos diciendo que dejen de revisar su correo. Solamente los estamos invitando a que organicen su tiempo de tal manera que puedan concentrarse en una cosa a la vez y eviten que el email los esté interrumpiendo constantemente. Terminen lo que están haciendo, luego van a su correo, lo revisan, contestan lo que sea rápido de contestar, planean en su agenda las actividades que surjan a partir de los mensajes recibidos y comienzan una nueva actividad.

En conclusión, manejen ustedes el correo en lugar de que el correo los maneje a ustedes.
Otro de los problemas que nos trae el email es la gran cantidad de mensajes que recibimos. Aquí nuestro consejo es trabajar activamente para disminuir el número de correos recibidos. Y el primer paso es… enviar menos. Si nosotros enviamos muchos correos, vamos a tener muchas respuestas. A veces utilizamos el email como medio para aplazar decisiones o conversaciones que es más eficiente realizar de una vez. Antes de mandar un correo pregúntense si no es mejor resolver el asunto personalmente. Una conversación de 5 minutos puede remplazar 8 emails que van y vienen.

Des-suscríbanse de los correos periódicos que les llegan si no los leen. La mayoría de correos que reciben con contenidos (y muchas veces publicidad) traen en la parte final del mensaje un link para des-suscribirse. No podrían creer la cantidad de gente que quisiera dejar de recibir los correos y que no utiliza este simple sistema! Es mejor dar click una vez que estar borrando constantemente. Ya sé que están pensando: los mando como remitentes no deseados y listo. Esto funciona bien en la oficina, pero ahora que muchos de nosotros consultamos el correo a través de nuestros dispositivos móviles, los filtros de correo no deseado que han configurado en su escritorio no funcionan en los móviles y terminamos llenos de correos que ya no queremos recibir.

Julián Jordan es Director para Latinoamérica de Do it Internacional.

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